Johns Manville reduce costos gracias al rediseño de su almacén

Antecedentes
Celebrando su 155.° aniversario en 2013, Johns Manville (JM) es más antiguo que la teoría de selección natural de Charles Darwin. Como sugiere la teoría de Darwin, JM ha sobrevivido continuamente al evolucionar para satisfacer las demandas de las industrias de techado, aislamiento y otras especialidades.

En el transcurso de su larga historia, la empresa con sede en Denver se ha convertido en el proveedor líder de productos especialmente diseñados de techado y aislamiento para empresas y consumidores de todo el mundo. JM sirve a sus clientes desde el inicio a medida que las industrias, desde pavimentación hasta aeroespaciales y casi todo lo que hay entre ellas, le solicitan soluciones personalizadas que crean grandes productos.

Atender a tantas industrias requiere que JM tenga muchos tipos de equipos operando dentro de 45 instalaciones de fabricación en Norteamérica, Europa y China. Este equipo necesita cientos, a veces miles, de piezas, que deben estar almacenadas de manera eficiente en ubicaciones accesibles.

Cuando David McGeachy asumió el rol de gerente de mantenimiento de planta en la instalación de JM en Etowah, Tennessee, en otoño de 2011, no se dio cuenta de la magnitud de la tarea.

Desafío
“Cuando comencé en JM, no pasó mucho tiempo para que me diera cuenta de que mis primeros desafíos eran organizar y crear un almacén más fácil de usar, lo que nos daría la capacidad para entender mejor lo que había en nuestras estanterías y que fuera más fácil encontrar lo que buscábamos”, dijo McGeachy. El almacén funcionaba bien anteriormente, pero necesitaba un cambio que lo actualizara acorde con los almacenes de hoy en día.

Solo el 17% de los números de parte (SKU) se movieron en el año y medio antes de que él se hiciera cargo del almacén. “Realmente ignorábamos lo que no sabíamos”, dijo McGeachy. “Solo teníamos una idea general de lo que había realmente en el almacén y sufrimos muchos contratiempos en nuestra
productividad por eso.”

Cuando las máquinas se detenían para mantenimiento o reparaciones emergentes, a menudo era difícil encontrar las piezas correctas en el almacén de estanterías abiertas. El equipo pasaba muchas horas buscando las piezas necesarias, lo que condujo a tiempo improductivo más prolongado mientras se intentaba localizar las piezas.

“Al final, ordenaríamos las piezas que necesitábamos”, contó McGeachy. “Y, en algunos casos, unas semanas después encontraríamos esa pieza que habíamos estado buscando en el trabajo anterior. La tuvimos todo el tiempo.”

En lugar de dedicar tiempo y recursos en realizar las tareas de mantenimiento reales, McGeachy y su equipo gastaban el tiempo buscando en el almacén. Ese tiempo debió haberse invertido en reparar las máquinas y limitar el tiempo improductivo, en lugar de prolongarlo.

Tras meses de frustración y poco progreso en la organización del almacén, McGeachy se dio cuenta de que no tenía el tiempo, los recursos ni la mano de obra para completar el proyecto internamente. Decidió acudir a Rockwell Automation.

Solución
En la primavera de 2012, el equipo de servicios de confiabilidad y almacenes de Rockwell Automation se acercó a McGeachy con una propuesta que renovaría completamente el almacén de la planta: un contraste rotundo con los enfoques de otras empresas.

“Otros recursos parecían ofrecer una solución temporal. Buscaba una solución que nos condujera a una mejora continua”, expresó McGeachy. “Rockwell Automation fue el único equipo que realmente quería resolver nuestro problema: ocuparse de todas las partes y asociarse con nosotros para renovar completamente el almacén”.

Antes de eso, el equipo de Rockwell Automation debió analizar el almacén y las piezas que contenía. Mediante el análisis de plazos de fabricación, análisis de uso, análisis ABC y un análisis de inventario óptimo teórico, el equipo determinó la cantidad ideal de inventario disponible, frecuencia y cantidad de pedidos. Esta información les permitió evaluar mejor los requisitos de un nuevo almacén y planear el diseño según esos requisitos antes de hacer cambios físicos en el almacén.

Uno de los ajustes más importantes en el diseño fue cambiar de un sistema de estanterías abiertas a uno de estanterías cerradas. En lugar de piezas desorganizadas en estantes abiertos, las piezas más pequeñas se ubicaron de manera ordenada en 55 gabinetes Vidmar® de gran capacidad, mientras que las piezas más grandes y fácilmente localizables quedaron en los estantes.

Estos gabinetes protegerían mejor las piezas en el ambiente severo de fabricación, pero su mayor beneficio era que permitían que la empresa utilizara mejor el nuevo sistema de ERP (SAP). Aunque SAP se implementó 18 meses antes del inicio del proyecto, el sistema todavía no se había podido usar correctamente para ubicar y rastrear las piezas.

“Si bien, técnicamente, teníamos acceso a SAP, confiábamos mucho en nuestra memoria y buscábamos visualmente lo que necesitábamos con nuestro diseño de estanterías abiertas”, agregó McGeachy. El traspaso a un sistema de estanterías cerradas cambió todo eso. Estos nuevos gabinetes les permitieron organizar y clasificar mejor las piezas, además de facilitar la búsqueda de piezas en el sistema.

Pero para esto, el equipo de Rockwell Automation necesitaba quitar piezas de las ubicaciones actuales en los estantes dispersos por todo el almacén y acomodarlas de manera ordenada en los gabinetes Vidmar de gran capacidad organizadas por tipo de producto. Para evitar que su trabajo entorpeciera el trabajo del personal de mantenimiento de JM, se reubicaron dos hileras de piezas y se derribaron los estantes para hacer espacio para un área de preparación temporal que no interfiriera con el trabajo del equipo de JM. Luego, el equipo de Rockwell Automation buscó todas las piezas del almacén y las ubicó en el gabinete o estante adecuado, asegurándose de que el cambio de ubicación estuviera documentado para que el equipo de mantenimiento pudiera encontrar fácilmente las piezas necesarias durante el proyecto.

“Era como ir pelando las capas de una cebolla”, expresó McGeachy. “Cuanto más exploraban las piezas, más encontraban”.

Después de alrededor de 17 semanas de trabajo, el equipo pudo ubicar, etiquetar y organizar todas las piezas del almacén. Las piezas pequeñas se colocaron en gabinetes y las piezas grandes, en estantes, las aún más grandes se trasladaron a racks en la parte posterior. También se creó un nuevo sistema de almacenamiento con cintas en las paredes, todo organizado por grupos de productos.

Tras la conclusión, se trasladaron alrededor de 8,000 piezas a sus nuevas ubicaciones en dos almacenes adyacentes: uno para alojar las piezas más utilizadas para que los empleados de toda la planta pudieran tener acceso a ellas y otro para piezas de mayor valor a las que solo pudiera acceder el personal de mantenimiento.

“Queremos que esta sea la primera de nuestras tiendas generales y que nuestros empleados sepan que aquí pueden satisfacer todas sus necesidades básicas”, dijo McGeachy. “Esto permite ahorrar mucho tiempo, ya que no tienen que buscar entre muchas cosas ni corren el riesgo de romper algo costoso accidentalmente para encontrar lo que desean”.

Ambos almacenes cuentan con un diseño abierto de un único nivel que hace que sea más limpio, accesible y navegable, a diferencia del anterior, abarrotado y de varios niveles.

Resultados
El nuevo diseño de almacén, en especial su organización, uso de gabinetes y la eliminación de piezas no necesarias, redujo un 40% la dimensión del almacenamiento de piezas y simplificó drásticamente las tareas de mantenimiento en la instalación. Pero lo más importante, disminuyó significativamente el tiempo que los empleados tardaban buscando piezas, bajó el costo asociado con las órdenes de compra duplicadas y redujo drásticamente el tiempo improductivo asociado con lo anterior.

En total, el diseño permitió la eliminación de 3,000 SKU excedentes y obsoletos, y acumular US$ 1.3 millones en inventario del almacén para disposición futura.

Los ahorros llamaron la atención del gerente de planta, el gerente corporativo de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), incluso del CEO. Recorrieron el almacén y se impresionaron bastante con lo que vieron, lo que los llevó a considerar implementar soluciones similares en otras plantas de JM del país.

“Muchas personas ayudaron a que este sea un proyecto exitoso”, comentó McGeachy. “Me gustaría agradecerles a todos los integrantes de mi equipo por su dedicación y paciencia durante las 17 semanas que llevó reorganizar el almacén. Son un gran equipo y estoy orgulloso de trabajar con ellos.”

McGeachy añadió que fue un proyecto realmente fácil y exitoso para JM. “Como en cualquier proyecto, se presentaron desafíos imprevistos, como los estantes repletos de piezas que no estaban organizadas ni en nuestra lista de inventario, pero el equipo de Rockwell Automation nos guio en cada paso del proceso”.

Y todavía lo hace. El equipo incorporó un profesional de gestión de activos (AMP) en la planta de Etowah, Tennessee, para el año siguiente. El AMP asiste a Johns Manville a desechar de manera adecuada el inventario excedente y obsoleto. También está creando un programa de reparación, procesando todas las reparaciones de MRO, implementando un programa de seguimiento de garantías de MRO y, quizás lo más importante, capacitando a los empleados acerca de los nuevos procesos del almacén.

“Rockwell Automation ofreció y sigue ofreciendo todo lo que prometieron. Lo hizo de una manera que facilitó significativamente el trabajo en conjunto. Si alguna vez tengo otro almacén como este, acudiré a ella sin pensarlo dos veces”, dijo McGeachy.

Los resultados que se mencionaron anteriormente son específicos del uso de Johns Manville de los productos y servicios de Rockwell Automation junto con otros productos. Los resultados específicos pueden variar para otros clientes.